Contabilidad – Documentos Primarios (página 2)

El uso de este documento para las devoluciones de
productos se consigna de forma visible la palabra
"Devolución" con letras mayúsculas,
utilizándose en este caso los espacios destinados al
suministrador, por la entidad que efectúa la
devolución de los productos y viceversa.

Conduce

El conduce formaliza las entregas parciales de los
productos a incluir en una factura, amparando el tránsito
de los mismos hasta su destino. Se utiliza como documento
provisional cuando no existen condiciones para efectuar la
facturación en los lugares o en el momento de efectuar las
entregas; también se utiliza para transferir productos
entre establecimientos distantes.

La distribución es de la siguiente
forma:

Original y duplicado para el receptor

Triplicado para el suministrador

Cuadruplicado para el transportador

El modelo se llena en tinta, lápiz tinta o
máquina de escribir; es de uso obligatorio por las
entidades; se emite por cuadruplicado por el suministrador, por
aquellos productos a incluir en una misma factura o transferencia
entre almacenes que por su cantidad o volumen requieren
transportarse en varios viajes.

Anticipos y Liquidación de
Gastos de Viaje

Este documento es el de llevar el control de los
anticipos y efectuar la liquidación de las dietas y otros
gastos en que incurren los funcionarios, empleados designados por
la entidad en la tarea que se le asigne.

Este modelo es obligatorio y se utiliza cuando el
trabajador esté en algún servicio fuera de su
centro de trabajo; en el mismo se anota los gastos de desayuno,
almuerzo, comida y hospedaje.

En dicho modelo se anotan todos los gastos que ha tenido
el trabajador durante su labor fuera del municipio por un
día o varios días; además en la Contabilidad
de esa entidad se controla de forma exacta los gastos por
concepto de dietas.

Solicitud de Materiales

Este modelo tiene como objetivo solicitar materiales a
los almacenes; se puede pedir un solo producto en cada modelo; y
por medio de este, se puede llegar a controlar la salida de los
materiales y equipos del almacén.

Cuando llega a Contabilidad se le da de baja a los
productos.

La distribución de este modelo se realiza de la
siguiente forma:

Original: Almacén

Duplicado: Contabilidad

Registro de Asistencia

En este modelo diariamente se anota por métodos
manuales la asistencia de los trabajadores, así como el
tiempo de trabajo y las incidencias relativas al cumplimiento de
la disciplina laboral.

Este registro primario sirve de información al
modelo SNC-4-08 Reporte de Asistencia o Ausencia, Ajustes u
Omisiones y horas extras.

Este modelo lo emite el personal facultado para esta
actividad; se realiza a máquina de escribir, tinta o
lápiz tinta; se confecciona una o más hojas para
cada área; se consignan el número del expediente o
código interno, nombre y apellidos del trabajador,
ordenado por su categoría ocupacional; se anota los datos
de asistencia, tiempo extra, doble turno, etc., además las
impuntualidades, las causas de las mismas y las autorizaciones
que amparan estas. Esto se refleja diariamente.

Orden de Compra

Tiene como objetivo solicitar de las fuentes
suministradas las mercancías o productos solicitados para
el desarrollo de sus operaciones cuando entre ambos no existen
contratos o planes de entrega; también se utilizan en
aquellos casos en que a pesar de existir el contrato se estipula
para ambas empresas el envío de este modelo.

La distribución de este modelo se realiza de la
siguiente forma:

Original y duplicado: para el proveedor

Triplicado para el comprador-Contabilidad

Cuadruplicado para el
comprador-abastecimiento

Quintuplicado para el comprador- áreas receptoras
de los productos

Orden de Servicio

El objetivo que persigue este documento es solicitar de
los proveedores, para una fecha determinada o un período
dado la prestación de servicios que no han sido
contratados ni convenidos previamente; o para aquello en que a
pesar de haber sido contratados o convenidos, se estipulen por
las partes contratantes el envío de este modelo o
establezcan su uso obligatorio.

Este documento se distribuye de la siguiente
forma:

Original y duplicado: proveedores

Triplicado: comprador-Contabilidad

Cuadruplicado: comprador-área receptora del
servicio

Este modelo se llena a máquina de escribir, tinta
o lápiz tinta y es de uso obligatorio por las
entidades.

Reembolso para Pagos
Menores

El reembolso resume los vales para pagos menores, los
pagos de salario para el fondo especial, la compra de productos
agropecuarios, los anticipos y liquidación de gastos de
viaje y otros, a fines de su reembolso y contabilización.
Los vales deben resumirse por unidades o centros de
costos.

Ajuste de Inventario

Este modelo sirve para hacer los ajustes de inventarios
que surgen como consecuencia de los conteos físicos o por
cualquiera de las causas cuyos conceptos se detallan en el
modelo.

Este modelo se distribuye de la siguiente
forma:

Original: Contabilidad

Duplicado para el almacén que se origina el
ajuste

Triplicado para el expediente de autorización del
ajuste

El modelo se emite en el almacén o en
Contabilidad a máquina de escribir, tinta o lápiz
tinta; cuando por conteo físico, verificaciones,
comprobaciones sistemáticas, etc., se detectan
deficiencias por los conceptos siguientes: roturas, mermas o
cualquier otra causa entre las existencias físicas y los
sub-mayores de inventarios. No debe reflejarse más de un
concepto de ajuste en cada modelo.

Transferencias entre
Almacenes

Este modelo ampara las transferencias entre almacenes de
una misma entidad, también se utiliza entre centros de
costo de una misma Empresa y sirve de base a las anotaciones de
las Empresas y recepciones de productos entre almacenes y centros
de costo.

Se distribuye de la siguiente forma:

Original y duplicado: Contabilidad

Triplicado: almacén o centro de costo
receptor

Quintuplicado para el transportista

Se llena el modelo a lápiz tinta, tinta o
máquina de escribir y se emite en quintuplicado por el
almacén o centro de costo que entrega los
productos.

Conclusiones

• 1. Los modelos primarios son de mucha
  importancia, ya que los mismos reflejan el desarrollo del
  trabajo en cada empresa o entidad; son de fácil
  aplicación y siguen muy de cerca los hechos
  económicos de cada una, y a través de ellos se
  elaboran las informaciones económicas y financieras
  que deben emitirse posteriormente.

• 2. A través de este trabajo mostramos la
  importancia que representa para nuestra sociedad un eficiente
  control en cada una de las entidades del país, la
  utilización de los documentos primarios.

• 3. La Contabilidad es de vital importancia en
  el equilibrio económico del país, por ser la
  que desarrolla la técnica de registrar hechos
  económicos a través de sus fases de informe,
  ella es quien registra, clasifica y resume e informa en forma
  propia y en términos monetarios las informaciones
  económicas de una entidad y por medio de ella se
  interpretan los resultados.

Autor:

Prof. Carlos Franco
Castellanos

Instituto Politécnico de
Economía:

"Luis Ramírez
López"

Nueva Paz

País: Cuba

Curso: 2009-2010

"Año 52 de la
Revolución"